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采購員的基本素質(zhì)要求: a. 較強的工作能力 采購是一項相當復雜,而且要求很高的工作,采購員應具備的基本工作能力也相當?shù)亩鄻踊?。采購人員必須具備較高的分析能力、預測能力、表達能力和專業(yè)知識水平?! -1分析能力 由于采購員常常面臨許多不同策略的選擇與制定,例如物料規(guī)格、品種的購買決策、何者為企業(yè)所能接受的價格、物料如何運輸與儲存、如何管理才能得到消費者的回應。因此,采購員應具備使用分析工具的技巧,并能針對分析結(jié)果制定有效的決策?! ∈紫?,采購支出是構(gòu)成企業(yè)制造成本的主要部分,因此采購員必須具有成本意識,精打細算,錙銖必爭,不可“大而化之”。其次,必須具有“成本效益”觀念,所謂:“一分錢一分貨”,不可花一分冤枉錢,買品質(zhì)不好或不具有使用價值的物品。隨時將投入(成本)與回報告(使用狀況、時效、損耗、維修次數(shù)等)加以比較。 此外,對報價單的內(nèi)容,應有分析的技巧,不可以“總價”比較,必須在相同的基礎上,逐項(包括原料、人工、工具、稅費、利潤、交貨時間、付款條件等)加以剖析判斷?! -2預測能力 在現(xiàn)代動態(tài)經(jīng)濟環(huán)境下,物料的采購價格與供應數(shù)量是經(jīng)常調(diào)整變動的。采購員應能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料,判斷貨源是否充裕;通過與供應商的接觸,從其“銷售”的態(tài)度,揣摩物料可能供應的情況;從物料價格的漲跌,推斷采購成本受影響的幅度有多大??傊少弳T必須開闊視野,具備“察言觀色”的能力,對物料將來供應的趨勢能預謀對策?! -3表達能力 采購員無論是用語言還是用文字與供應商溝通,都必須能正確、清晰表達采購的各種條件,例如規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期限、付款方式等,避免語意含混,滋生誤解。面對忙碌的采購工作,必須使采購人員具備“長話短說,言簡意賅”的表達能力,以免浪費時間?!皶灾岳?,動之以情”來爭取采購條件,更是采購人員必須鍛煉的表達技巧。 b. 一定的知識與經(jīng)驗 采購員特別是管理人員至少應具備??埔陨系膶W歷,因為接受過正式??埔韵陆逃柧毜膶W生,其所具備的專業(yè)知識與技巧較能符合采購工作的需求。除此之外,采購員最好具有商學知識,如企業(yè)管理、流通業(yè)管理、流行商品或行銷等科系,并以曾修過商品資訊、統(tǒng)計、行銷、業(yè)務人員管理的人員尢佳?! -1. 產(chǎn)品知識 無論是采購哪一種物料,都必須要對其所欲采購的標的物有基本的認識。我們很清楚,一個學化工機械并從事多年化工機械采購的人員因工作需而轉(zhuǎn)向電子元器件采購,盡管他從事采購已多年,但他仍會感到有些力不從心,如果他想盡快適應新角色就必須及時補充有關電子元器件方面的知識,補充的途徑很多,如自學、參加相關專業(yè)培訓班等。一些采購員認為,采購員不是搞研究開發(fā)的,而且往往有本企業(yè)工程技術人員及品管人員的協(xié)助,故不需掌握太多的專業(yè)知識,持有這種觀點的采購員必須認識到那些可以支持你的工程及品管人員并不是時時刻刻在你的左右,況且有時他們因各種原因未必能幫你。對于零售企業(yè)采購員來說,對商品的了解要比其他行業(yè)的采購員還要深入,因為其必須擔負起銷售業(yè)績的相關責任。以流行服飾的采購員來說;以家電用品的采購員而言,必須了解產(chǎn)品的功能、技術層次、原料、制程、保修期限等?! 〔贿^,由于采購員采購的范圍大小不一,物料種類為數(shù)甚多,更何況流行科學技術發(fā)展極為迅速,采購員要如何持續(xù)性的擁有產(chǎn)品知識呢?基本上,有幾種方式可以供采購人員參考:大學的課程、貿(mào)易性期刊、流行雜志、展覽或工作參觀、與供應商保持聯(lián)絡等?! -2客觀理智 采購員在選擇商品或商品組合時絕對不能憑自我的感覺,必須要利用科學的方法針對消費者需求與市場流行趨勢進行合理的分析,并將分析結(jié)果客觀地呈現(xiàn)出來,選擇最有利益的商品,不因主觀的偏見而左右了采購策略的擬定。 b-3專注投入 對于采購員來說,專注投入相當重要,因為,采購員必須要利用更多的時間去了解市場趨勢與發(fā)掘更多的供應商,必須常常加班,尢其是生產(chǎn)的旺季,加班到深夜時有所見。除此之外,采購員還必須協(xié)助高層主管規(guī)劃采購策略,因此在年度或每年開始時都會特別的忙碌,采購員必須毫無怨言地投入其中?! . 良好的品德 采購員必須具備如下良好的品德: c-1廉潔 采購員所處理的“訂單”與“鈔票”并無太大的差異,因此難免被“唯利是圖”的供應商所包圍。無論是威迫(透過人際關系)還是利誘(回扣或紅包),采購員都必須廉潔,維持“平常心”、“不動心”,否則以犧牲公司權益,圖利他人或自己,終將誤人誤已。“重利忘義”的人,是難以勝任采購工作的?! -2敬業(yè)精神 “缺貨或斷貨”實為采購人員最大的失職。固然造成短缺的原因很多,若采購人員能有“舍我其誰”的態(tài)度,高度負責采購所需的物料,則企業(yè)的損失將會大大減少?! -3虛心與耐心 采購員雖然在買賣方面較占有上風,但對供應商的態(tài)度,必須公平互惠,甚至不恥下問、虛心求教,不可趾高氣揚、傲慢無禮。與供應商談判或議價的過程,可能相當艱辛與復雜,采購員更需有忍耐、等待的修養(yǎng),才能“欲擒故縱”,氣定神閑地進行工作。居于劣勢時,亦能忍讓求全,不慍不火,克已奉公?! -4遵守紀律 采購員是外出執(zhí)行采購的人員,他們的一言一行都代表著企業(yè)與外界打交道,他們的工作好壞不僅影響企業(yè)的效益,而且影響企業(yè)的聲譽,因此,企業(yè)對采購員規(guī)定了若干紀律,采購員必須自覺遵守,嚴格執(zhí)行 ------
采購價格是否合理,在許多公司是一個敏感的課題,因而對采購員申報的的合同或訂單,公司都另做了一個流程:價格審核,但如何對采購價格進行核價呢? 最經(jīng)常使用的是貨比三家。采購人員必須拿出三家以上的供應商的報價單。采購人員或者選擇了最低的供應商?;蛘呤怯形募f明選擇了性價比最高的產(chǎn)品。許多組織都采用這種方式。但值得關注的是,“貨比三家”并不是唯一的和最好的方式。貨比三家并不能保證這三家供應商是市場上最低的,也不能保證這三家的產(chǎn)品報出的最低的。所以,許多組織要求核價部門還要做驗證,保證得到的價格最低。方法是核價人員再到市場去詢價,與采購人員的報價單做真正的核實。這種方法提供了雙保險,進一步保障了公司能夠得到較低的價格。但這里有一個悖論。如果采購人員不能得到最低的價格,為何核價部門就能能夠得到最低價格?如果核價部門能夠得到最低價格的資源,為何不提前與采購部門共享?如果核價人員比采購更加有能力,為何核價人員不直接去詢價。管理的原則是“第一次就把事情做好”。采購組織如果三番五次去報價,供應商也終究會識破目的,找到對策的。再相當多的情況下,采購是定制產(chǎn)品,供應商報價是要做方案的,因而會有成本發(fā)生。我們常常能提到銷售的反應是:“你們是不是真想要,如果不是,我就不報了”,或者隨便報一個不靠譜的價。貨比三家是一把雙刃劍。所以除了貨比三家,還有一些別的核價方法。如果不是定制產(chǎn)品像標準件,特別是初級原材料。都能夠找到市場價的。例如鋼材,煤炭,有色金屬,礦石,塑料及化工產(chǎn)品,糧食及畜產(chǎn)品,棉花及其他農(nóng)產(chǎn)品,電子元器件,等等,都可以找到市場的報價。只要比較市場價和采購價,結(jié)論就出來了。當然,采購組織得到的價格不僅僅與采購人員的努力和能力有關,還與公司在市場中與供應商較量中得地位有關。對于去曾經(jīng)采購過的的產(chǎn)品和物料,可以使用“系統(tǒng)最低價”的方法。即將過去的價格保存在系統(tǒng)中,拿這一次的價格和過去的價格相比較。如果不比歷史數(shù)據(jù)高,包括等于歷史最低值,那么審核通過,如果不能達到這個標準,審核不通過,或者采購人員提交文件說明原因。一旦本次的價格低于歷史記錄的價格,本次價格成為系統(tǒng)價格。由采購組織內(nèi)部組成談判小組,與固定供應商進行年度談判,形成年度價格。采購人員只按照公司談定的價格下訂單而已,采購人員不直接單獨涉及產(chǎn)品的價格。因而價格審核只要考察訂單價格與公司制定價格一致便可。如果價格需要變動,由公司再次組織談判小組與供應商協(xié)商。采購必須從《合格供應商名單》中進行采購,合同中所涉及的價格和份額都是有供應商評估的結(jié)果中決定的。同樣,采購人員不接觸價格問題。價格審核只考察合同與公司供應商評估結(jié)果的價格和份額是否相符即可。有許多壟斷性產(chǎn)品的價格是賣家決定的。貨比三家只有唯一的供應商。市場價格就是銷售方得報價。在這種情況下最好核價部門要拿到銷售方的官方正式報價單。采購部門要有文件有力地支持所付出的價格。相同情況可以運用與寡頭供應商的價格審核。標準價格法,由采購,成本和采購部門根據(jù)原材料市場行情、產(chǎn)品的成本構(gòu)成、市場的銷售價格和銷售量、及公司的利潤訴求,給出公司可以接受的原材料采購價格。一般說來,采購希望這個價格給的高一些,從而購買起來容易達到目標值。而公司其他部門也有壓力。生產(chǎn)部門希望生產(chǎn)成本的空間大一些;設備希望自己的裕量放得充足;管理費用及其他費用的分攤也要占有一席之地;銷售則希望成品價格低一些,使得市場的競爭力強一些,銷售好賣一些。因而這個價格是各方妥協(xié)、協(xié)商的結(jié)果。但一旦定下了,就形成了標準價格。采購人員在實際操作中所現(xiàn)實的采購價格與標準價格相比較,就是審核的參數(shù)。這種方法在工程和項目采購中得到廣泛的應用。在一些原材料采購中也有多見。還有些公司只是做些宏觀控制。要求總體的采購價格低于標準價格,以達到公司的利潤目標,而買一個具體的采購價格由采購部門自己控制。這種價格審核更看重采購的成本控制。外部控制法。在采購部門完成報價后,再引入外部組織對該產(chǎn)品進行報價,以考核內(nèi)部組織的合理性。而且還可以從外部組織獲得更低的價格?,F(xiàn)在有類似的一些采購代理公司,可以提供這樣的服務。內(nèi)部競爭價。這種方法不太多見。同一份合同,由公司內(nèi)部兩個以上的采購人員(或小組)獨立開展詢價。內(nèi)部組織互相競爭,最低者被采納。并計入采購人員的考核結(jié)果。這種方法將價格的審核轉(zhuǎn)化為操作層的績效考核。方法不錯,但采購內(nèi)部的競爭造成的管理問題,及采購的多重詢價成本的上升,與供應商的關系等,都須仔細考慮。全民詢價。公司內(nèi)部所有人都可以去詢價,這些價格可以作為核價的基本數(shù)據(jù)。這樣的方法可以得到更多的價格來源。并由此找到更低價的供應商。但也不是十全十美,一則,對于一些通用產(chǎn)品可以這么做,但對于定制產(chǎn)品和需要設計的產(chǎn)品。沒有規(guī)格書或工作說明書,無法得到真實的報價,還有這種方法具有很大的隨意性,并不能保證每一個產(chǎn)品都能得到報價。價格審核有兩個主要目標:一是使得公司所采購的物料和產(chǎn)品不斷地降低價格,或者至少能達到一個合理的水平,促使并督促采購人員不斷努力去尋找更好的價格;二是對采購人員的道德行為進行管理。防止采購者在操作過程中營私舞弊。損害公司的利益,造成道德災難。公司在制定其核價流程時,首先要明確目標,才能選擇相應的方法,應該注意到,審核也是需要成本的,不但是獲取價格的成本,還有時間成本。許多公司存在著經(jīng)常性的緊急采購活動,不但使得價格審核沒有時間完成,同時也造成詢價的倉促。采購沒有辦法找到更低的價格。也為事后審計留下問題點。采購組織要在產(chǎn)品價格和獲取成本及時間中找到合適的平衡點。 總之,不同的物料和產(chǎn)品應該有不同的核價方法,不能只用一種手段對待所有的情形。